 |
| 圖／HOM的遊樂園 |
文／王乾任
開會是所有上班族都感到焦慮的事情，我自己曾經待過的一個單位，每個月要開一次重要的會議，會議上要做出下個月重點推銷產品的決議，有一次竟然開了7個小時，就算再怎麼快也要3、4小時，令許多人痛苦萬分，視為畏途！
出現過多冗長會議
會議之所以冗長，除了每一個同事都要報告自己手上的產品，花了太多時間進行產品報告外，最主要的關鍵，在於無效投票表決太多。
每一位同事都希望自己推薦的產品能夠雀屏中選，因而在投票表決時多半支持自己的東西，結果經常造成無效投票，或者過多產品同分的情況，有時候只好由主管出面作出最終判斷。
訂出商品的特色
直到後來有一次，有同事提議修改會議流程，先訂出得以雀屏中選之商品的特色，做成一個商品特色表，發給每一個同事。接著當每一位同事輪流報告自己手上的產品時，便根據之前決定的特色表進行評分（0~5分），最後由得分最高的產品勝出，從此大幅縮短了此一會議的時間，令參與的同事不再視為畏途！
職場上的會議，特別是牽涉到進行提案表決時，通常不外乎3種模式，分別是主管裁決、成員投票表決(一人一票)，以及量化評分模式等3種。
迅速有效率裁決
主管裁決的優點是，迅速而有效率，缺點是不服者心中埋怨，且從此抱持看好戲的心態消極抵制，還可能被反對者扯後腿。成員投票表決的好處是看起來公平，實際上卻可能形成提案落敗者怨恨提案勝出者的情況，造成辦公室小團體林立，且彼此敵視。
最好的做法，是客觀地量化評分模式，先將所有要交付表決的提案抽取出一批特色，製作成可評分的量表，接著由提案人進行報告，每一個評分者再根據不同產品／提案給予分數（量化）評比，最後再加總所有成員的分數結果，取最高得分者。如此一來，既可以避免主觀好惡干擾，還能免去落敗者怨恨勝出者的情況。
共同承擔決策成敗
最重要的是，決策的成敗，由所有參與評量者共同承擔，不會產生決策勝出者得自行承擔一切執行與成敗的責任。
主管想要授權，培養員工的責任心，並且減少不必要的敵對意識，避免主觀好惡干擾判斷從而造成公司損失，量化評分模式是比較穩健且減少風險的做法！
沒有留言:
張貼留言