《職場大教室》誰能簡潔有力 誰就贏得人心

文／渡邊美紀

主管總是沒空聽我說話，怎麼辦？怎麼說話才能就事論事，也不會踢到鐵板？其實說話內容比你的人生，更需要整理。只要經過整理，就能提升10倍表達力，也能增加10倍影響力。

讓對方卸下心房

上班族工作上的「煩惱」，其中名列前茅的煩惱：「我知道非得找上司或前輩報告商量，但對方總是很忙的樣子；我怕對方覺得我煩，所以找不到好時機開口。」如何讓忙碌的人聽自己說話？這是許多人共同煩惱，其實任何人都能輕鬆做到，而且馬上見效的兩種法則如下：

法則一：對上司說「可以借用一分鐘嗎？」，並把要說的話整理成「精簡版」

基本上，所有上班的人都很忙，所以要攔下某人，需要一點功夫。因此，有話要說的時候，請注意不要一開始就講得鉅細靡遺。

開頭只向對方說一分鐘的「精簡版內容」，因為，如果只是「一分鐘」，就比較容易拿到對方的時間。假設自己站在「聽人說話」的立場上，而且手上事務相當繁重，這時有個人來找你說話，而且又臭又長，不知道要講多久，你會怎麼想？

「這到底還要講多久？」，你可能會覺得煩，聽不下重點，甚至可能會因此對他提高警覺，「下次最好別被這人抓到」。不過倘若這人先說：「可以借用一分鐘嗎？」而他也真的在一分鐘內說完，你是不是就會放心了？而且會覺得，無論再怎麼忙碌，花個一分鐘聽他把事情說完也沒有關係。

「借用一分鐘」是讓對方卸下心防，覺得「可以聽你說說」的關鍵句。就算「精簡版內容」只有一分鐘，只要對方願意聽，就可能有「後續發展」。根據我的經驗，只要開頭先說「借用一分鐘」，對方有八成機率會開始判斷自己是否該繼續聽細節。

如果對方認為：「嗯，這件事情要立刻確認。」那就會當場聽你說明白；如果對方認為：「這晚一點再說。」那稍後就會聽你說完；如果認為：「可以不用再說。」那你當下或許只要說完精簡版內容即可。

總之，就算對方只聽了一分鐘精簡版，你沒能把想說的話全部說完，那也是因為對方認為「光聽一分鐘精簡版就夠了」。至少，你不會把話全悶在自己肚子裡。

法則二：劈頭就告訴上司或前輩，你要「報告」、「商量」或「請求」

當你學會了「借用一分鐘戰術」，首先「對方聽你說話」的機率就會增加，但並不代表只要說了「借用一分鐘」，從此就可以高枕無憂，之後這一分鐘說些什麼也很重要。

當我問這些「上司」與「領導人」：「為什麼你們希望下屬劈頭就說清楚要報告、商量還是請求？」我得到這樣的答案。

讓對方知道該用什麼心態來聽

「每天有30個人找我說話，如果都不得要領，那可真是煩死了。每次聽都覺得，我聽了之後究竟該怎麼做？」「我以為他有事報告，結果是找我商量。搞得我必須改用商量的觀點，從頭再聽一次。這只是浪費更多時間。」

如果對方根本不知道你要說什麼，就很難理解內容，之後還得重新聽一次，浪費時間，所以「劈頭就把目標說清楚」非常重要。

我聽了前輩的說法之後，恍然大悟，開始在「借用一分鐘」的後面，立刻接上「談話目標」。例如：

報 告

「我要報告在A超市執行的企劃，一百箱已經全部賣完，試喝活動拉到三天確實有效，我認為往後應該對其他超市提出相同作法。」

商 量

「我想商量對B超市的交貨日期，對方要求我們比平時提早幾天出貨，因為該門市從幾號開始促銷，我想申請特別處理，成本會比平時高出一些，請問這樣是否可行？」

請 求

「關於C超市的門市活動，我有事相求，我需要多兩個人幫忙布置賣場，因為我們必須在超市開門的兩小時前布置完，光靠我一人可能趕不上。可否提供人手支援呢？」

盡量縮短談話內容

劈頭就說清楚自己是要「報告」、「商量」，還是「請求」，後來就幾乎不會被抱怨「你到底想說什麼」了。

畢竟，對工作繁忙的人來說，當然希望能盡快理解對方說的話，順利進行下一個動作。將需求一開始就說清楚，對方自然知道「要用何種心態來聽」。如此一來，便能盡量縮短對方理解談話內容，以及思考應有行動所需的時間。

作 者 小 檔 案

渡邊美紀

在日本活動主持經驗超過5百場，以講師身分指導超過3千人，曾在傳統食品製造業擔任最基層業務、行銷企劃，前後磨練了8年，在爬上令人羨慕的高位時，斷然下定決心要完成「以發言表達」作為職志的夢想，以30歲「高齡菜鳥」的身分在主持界從頭學起，成功開發說話整理術，著有《台上台下都吸引人的說話整理術》等書。

出處:自由時報
http://www.libertytimes.com.tw/2013/new/dec/17/today-work1.htm