老闆沒空看細節，報告摘要這樣寫才對！

吳硯文3 天前

由 經理人月刊 提供

上周開會，小李被老闆交辦研究A合作案可行性。小李做功課後發現，A合作案可能會讓公司賠錢，於是他花了整整三天把來龍去脈寫成萬言書，瘋狂查數據、做表格，並趕在周末前把報告上呈老闆。
沒想到，老闆收到報告後只草草翻了幾頁就擱到一旁，並丟下一句「下次再提」，瞬間打翻小李這幾天來的努力，也打亂了他準備好要迎接周末的好心情。
如果你跟小李一樣，想要抓住日理萬機老闆的眼球，那麼你在撰寫報告時，一定要掌握住撰寫執行摘要（executive summary）的5大原則。《公司》雜誌（Inc.）指出，很多人都誤以為執行摘要就是整份報告的「摘要」而已，但其實真正的目的在於「建議老闆怎麼做」，而非單純「提供資訊」。

1.點出問題、需求或目標

用一到兩句話解釋你為什麼需要老闆做出此決定，問題或目標愈具體愈好，最好能有精確數據輔佐。

例如：由於電信傳輸的耗損，造成我們每年高達1000萬元的赤字。

2.陳述預期的成果

同樣用2句以內的文字，陳述上述問題獲得改善後的預期成果。

例如：根據我們預測（詳見附檔文件第1段），降低上述傳輸耗損可以增加2成的收益。

3.提出預想的解決方案

用簡短的篇幅描述你的解決方案，串起步驟1的問題和步驟2的成果，並在每一個段落中，註記詳情請見某段落，同時盡可能將解決方案化為可操作的幾個步驟，增加可讀性。

例如：根據上述問題，我們建議採取以下對策：1. 購買先導系統，允許內部在測試新軟體時，不會影響日常營運。（有關先導系統的細節，詳見附檔文件第4段）

4.解釋如何克服風險

每個商業決策都免不了風險，因此在建議主管做出某個決定時，也要同時把可能遇到的問題預先列出來，並說明你會如何克服它。
切記，盡量保持內容簡潔精煉，並遵循前幾個步驟的做法，註記相對應詳細內容的段落，讓有興趣進一步深入瞭解的主管，可以輕易找到相關細節。

例如：重整部門的過渡期可能會影響服務品質，但我們會預先提供服務指南，減少影響層面。

5.提出你希望老闆做的決定

最後，提出你希望老闆做出的決策，並明確指出可能支出以及需要做出決定的期限。

例如：為了在不影響營運的情況下完成這個專案，我們需要在IT部門下一季的預算中增加200萬元。

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原文出處 / Inc.

原文網址: http://www.managertoday.com.tw/articles/view/50773

引用網址如下:

http://www.msn.com/zh-tw/money/careersandeducation/%e8%80%81%e9%97%86%e6%b2%92%e7%a9%ba%e7%9c%8b%e7%b4%b0%e7%af%80%ef%bc%8c%e5%a0%b1%e5%91%8a%e6%91%98%e8%a6%81%e9%80%99%e6%a8%a3%e5%af%ab%e6%89%8d%e5%b0%8d%ef%bc%81/ar-BBkmWr8?ocid=HPCDHP